Wie Sie als Führungskraft schwierige Gespräche meistern

Sind Ihre Mitarbeiter mit Ihnen zufrieden, dann mögen sie auch ihren Job. Wenn nicht, dann sinkt die Zufriedenheit in den Keller.

Rappelt es mal im Karton, dann entscheidet die Qualität Ihrer kommunikativen Kompetenz über Ihren Erfolg als Führungskraft. Mit anderen Worten: das „wie“ entscheidet, ob sich Ihre Mitarbeiter in ihrem Verhalten anpassen oder nicht....

Wie gut haben Sie sich selber im Griff?

Nehmen wir an, es wiederholen sich gravierende Fehler beim Mitarbeiter Schulte. Ausgerechnet er! Immer zuverlässig, ein langjähriger Mitarbeiter, der sich aber von Ihnen, einer jungen Führungskraft mit wesentlich weniger Berufserfahrung, nicht gern was sagen lässt.

Auch wenn Ihre Emotionen spontan an die Luft wollen, halten Sie sie im Zaum. Ruhe bewahren, durchatmen und sachlich bleiben bringt Ihnen jetzt mehr. Emotionen schränken unser klares Denken ein. Vorgänge logisch einzuordnen wird nahezu unmöglich. Die Folge: ein Tunnelblick. Der Volksmund hat mit „Blind vor Wut“ (gilt auch für: „Liebe macht blind“) die biologische Realität schon ganz richtig erkannt.

Besser:

• Vereinbaren Sie einen Gesprächstermin, wenn Ihre Emotionen keine Rolle mehr spielen und Sie wieder eine klaren Kopf haben.
• Lassen Sie heute nicht durchblicken „Freundchen, auf Sie wartet ein Donnerwetter! “.
• Trennen Sie die Person und den Fehler von Mitarbeiter Schulte.

Gute Gesprächsvorbereitung ist die halbe Miete

Ob Feedback- und Kritikgespräch, Mitarbeitergespräche mit emotionalen Gesprächspartnern oder ein klärendes Gespräch nach einem Konflikt - schwierige Gespräche brauchen eine gute Vorbereitung und eine klare Struktur. Denn es gilt: Je eher Mitarbeiter Schulte Ihre Entscheidungen oder Ihr Verhalten nachvollziehen kann, desto größer sind letztendlich sein Vertrauen und seine Einsatzbereitschaft. Gehen Sie in Ruhe in sich:

• wie formuliere ich mein Anliegen?
• was schätze ich an Mitarbeiter Schulte?
• wodurch ist dieser Eindruck entstanden?
• gab es bereits Gespräche mit ihm?

• wie wird er wohl reagieren?
• wie werde ich mit seinen Reaktionen umgehen?
• was will ich mit dem Gespräch erreichen?
• was soll Mitarbeiter Schulte in Zukunft ändern?

Mit Fragetechnik die Selbstreflexion anregen

Machen Sie ihm deutlich, dass Ihnen eine positive Dialogkultur am Herzen liegt. Steigen Sie wertschätzend ins Gespräch ein. Mein Tipp: Starten Sie mit Fragen und bleiben Sie auch dabei. Sie wissen ja: Wer fragt, der führt. Sie erfahren Mitarbeiter Schultes Bedürfnisse und Wünsche, seine Ideen und vielleicht hat er auch ein paar Vorschläge, mit denen Sie nicht gerechnet hätten.

Regen Ihre Fragen seine Selbstreflexion an, hat er sicherlich auch selbst Lösungen parat. Entschließen Sie sich gemeinsam, seine Lösungen umzusetzen, wirken sie nachhaltiger als jede Moralpredigt von Ihnen.

Wer kann schon Kritik einstecken?

Mit Kritik umzugehen, fällt nicht jedem leicht. Je eher ich mich als Mensch wertgeschätzt fühle, desto eher kann ich Kritik verstehen und annehmen. Umso leichter fällt es mir, meine Emotionen im Zaum halten und den Wert eines Feedbacks zu schätzen.

Ich persönlich mag es, mit positiven Aspekten zu starten, kenne allerdings auch Feedbackgeber, bei deren positivem Einstieg das „ABER“ bereits mitschwingt. Oder bei deren „Sandwich-Methode“ - Negatives zwischen zwei positive Elemente zu setzen - das Brot des Sandwichs eher an ein Knäckebrot erinnert, während der Schinken in der Mitte noch am Stück ist. Mit anderen Worten: das Verhältnis positiv-negativ sollte stimmen.

• Vorsicht beim Schaumschlagen: Wenn Ihre positiven Worte nicht wirklich ernst gemeint sind, spürt es Mitarbeiter Schulte schnell.
• Glaubwürdig wirken hingegen Fakten und eine Begründung, was Ihnen daran genau gefällt: je konkreter und präziser, desto besser.
• Für ihre Weiterentwicklung brauchen Mitarbeiter Anerkennung UND Kritik. Einerseits demotiviert dauernde Kritik ohne lobende Anerkennung und andererseits führt Anerkennung ohne Kritik nicht zur Weiterentwicklung.

Können Sie Ihre Kritik beweisen?

Jetzt geht's los. Sie wollen auf den Grund Ihres Gespräches zu sprechen kommen. Formulieren Sie Ihre Beobachtungen und Wünsche so klar wie möglich, ohne zu werten. 

• Belegen Sie Ihr Beobachtungen: Was ist genau passiert, wann ist es passiert, wer war dabei etc.?
• Prüfen Sie auch für sich: Was haben Sie wahrgenommen und was könnte hingegen Ihre Interpretation sein?
• Sprechen Sie mit Ihrer Kritik stets das Verhalten von Mitarbeiter Schulte an und stellen Sie ihn nicht als Person in Frage. Das ist bisweilen schwer zu trennen, schnell ist man ins Persönliche gerutscht.
• Lassen Sie Mitarbeiter Schulte zu Wort kommen: Sein Gesprächsanteil sollte mindestens 50% Prozent betragen.

Wenn Feedback quält

Achten Sie auf Mitarbeiter Schultes Zustand und seine Reaktionen. Wie ist seine Körpersprache? Hat er Sie richtig verstanden? Kann er mit Ihrem Feedback umgehen? Sind die „Portionen“ Ihrer Wünsche oder Verhaltensänderungen in ihrer Größe angemessen und für ihn umsetzbar? Wird es ihm zuviel? Oder merken Sie, wie er blockiert und denkt: "Links rein, rechts raus, lass den/ die mal quatschen"?

Wie geht es nach dem Feedback weiter?

Mitarbeiter Schulte ist ein langjähriger Mitarbeiter. Lösungen und Zielvereinbarungen kann er selber reflektieren. Vereinbaren Sie gemeinsam, wie es weitergehen soll. Was ihn unterstützen könnte. Schließen Sie das Gespräch positiv ab. Je nach Gesprächsverlauf können Sie einen Termin zur Überprüfung setzen oder ihm anbieten, ebenfalls ein Feedback zu geben.

Achten Sie dabei darauf, dass für beide Seiten klar erkennbar bleibt, wer im Moment Feedback bekommt und wer es gibt. Wenn es gut läuft, können Ihre gegenseitigen Rückmeldungen das Vertrauensverhältnis stärken.

Hat Mitarbeiter Schulte eine gute Position im Kollegenkreis, dann haben Sie jetzt die Chance, zu erfahren, was man so im Allgemeinen über Sie denkt. Egal, was Sie zu hören kriegen: Sie sind Vorbild und Mitarbeiter Schulte beobachtet genau, wie Sie das Feedback wegstecken. Atmen Sie tief durch, bleiben Sie cool (denken Sie an den Tunnelblick) und bedanken Sie sich für das Feedback.

Vielen Dank an suju-Foto von Pixaby für das tolle Foto!